Casi la mitad de las empresas que debían renovar en 2024 salió del padrón. Si alguno de tus proveedores está entre ellas, el problema es tuyo y probablemente no te enteraste.
Si tu negocio contrata limpieza, seguridad, jardinería, mantenimiento o personal por fuera, esto te toca.
Esos proveedores necesitan estar registrados en el padrón de la Secretaría del Trabajo. Y el requisito no es de ellos nada más: si les pagas cuando su registro no está vigente, tú pierdes la deducción de ese gasto.
No hay tope. Si le pagaste medio millón durante el año a una empresa de limpieza sin registro, ese medio millón deja de ser deducible de ISR y su IVA no se puede acreditar.
Eso siempre ha sido así. Lo que cambió es cuántos proveedores están quedando fuera.
Lo que pasó con el padrón
En 2024 se cumplió el primer ciclo de renovación. De las 80,091 empresas que debían renovar su registro, 42,732 lo lograron. Las demás no: 25,547 ni siquiera lo solicitaron, y 11,812 lo pidieron pero no acreditaron requisitos.
O sea que casi la mitad de las empresas obligadas salió del padrón en ese ciclo.
Y siguió. El padrón llegó a tener alrededor de 160,000 empresas registradas. Para febrero de 2025 estaba en 139,085, según declaraciones del titular de la Unidad de Trabajo Digno. Publicaciones especializadas lo sitúan bastante más abajo en 2026, aunque no hay un corte oficial reciente que lo confirme.
Lo que importa para ti no es la cifra exacta. Es que decenas de miles de empresas dejaron de estar registradas, y muchas siguen operando y facturando como si nada.
Por qué probablemente no te enteraste
Casi ningún negocio revisa esto más de una vez.
Lo normal es pedir el registro cuando se contrata al proveedor, guardar el papel en una carpeta, y no volver a mirarlo. Pero el registro se vence, se cancela por incumplimientos ante el SAT o el IMSS, o simplemente no se renueva.
Y nadie te avisa. Ni el proveedor, que muchas veces ni se ha enterado, ni la autoridad.
El día que lo descubres suele ser tarde: en una revisión, o cuando el contador arma la declaración anual y encuentra facturas que no puede deducir.
Cómo revisarlo, gratis y en quince minutos
Esto no requiere contratar a nadie.
Uno. Haz la lista de tus proveedores de servicios. No todos los proveedores cuentan: solo los que te ponen personal a trabajar en tus instalaciones o bajo tu dirección. Limpieza, seguridad, mantenimiento, personal administrativo, cocina. Si te venden un producto y se van, no aplica.
Dos. Consulta el padrón público. La Secretaría del Trabajo tiene un buscador en línea donde escribes el nombre o el RFC del proveedor y te dice si su registro está vigente. Es gratis, es público y no requiere cuenta.
Tres. Anota la fecha de vencimiento de cada uno. El registro tiene vigencia y hay que renovarlo. Si sabes cuándo vence, puedes avisarle al proveedor con tiempo en lugar de enterarte después.
Y cuatro. Repítelo cada mes. Con la lista ya hecha, revisar diez proveedores toma menos de quince minutos.
Eso es todo. No hay truco.
Qué hacer si uno no está
Aquí es donde conviene tener la cabeza fría.
No pagues hasta que lo resuelva. Suena duro, pero es lo único que te protege. Y el proveedor tiene incentivo para arreglarlo rápido si su cobro depende de eso.
Pídele por escrito qué está haciendo. A veces es un trámite en proceso y se resuelve en semanas. Otras veces el proveedor ya decidió no renovar y no te lo ha dicho.
Y revisa qué le pagaste este año. Si hubo pagos durante un periodo sin registro vigente, eso ya está en tus cuentas y conviene que tu contador lo sepa antes de la declaración, no después.
La parte que casi nadie hace y sí funciona
Manda un correo a todos tus proveedores de servicio diciendo que a partir de ahora vas a pedir comprobante de registro vigente cada trimestre, y que es requisito para procesar pagos.
Tres cosas pasan con eso.
Los que están al corriente te mandan el papel sin problema. Los que no, se ponen a resolverlo. Y los que ya salieron del padrón y no piensan volver, te lo dicen, que es justo lo que necesitas saber antes de seguir pagándoles.
Un correo. Y te ahorra la conversación incómoda de después.
Lo que esto no es
No es un tema de empresas grandes. Un restaurante que contrata limpieza, un despacho con servicio de mensajería, un hotel chico con jardinería, todos están en la misma situación.
Tampoco es un trámite tuyo. Tú no tienes que registrarte en nada. Solo tienes que verificar que quien te presta el servicio sí lo esté.
Y no es urgente en el sentido de que algo vaya a pasar mañana. Es de esas cosas que no duelen hasta que duelen, y cuando duelen ya pasó un año de facturas.
Por dónde empezar hoy
Abre tu lista de proveedores y marca cuáles te ponen gente a trabajar. Probablemente son menos de los que creías.
Esos son los que hay que revisar. Y la primera revisión es la que más tarda, porque hay que armar la lista. Las siguientes son quince minutos al mes.
En Kiin Hub tenemos la Mesa Kiin: contrastar tu caso con gente que sabe de cosas distintas. Fiscal y contable, laboral, propuesta de valor, procesos y tecnología. Si no sabes cuáles de tus proveedores entran en esto, tráelo y lo revisamos.
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